73 Views
2018 Mar 20Trainingtechnology
img

اگر به هر دقیقه از روز خود اهمیت می دهید و برنامه ریزی دقیقی دارید، یا نه، خیلی هم زمان برایتان مهم نیست و برنامه های خود را به صورت روزانه می چینید، در هر دو صورت، تقویم گوگل مناسب شما خواهد بود.  


برنامه ریزی دیجیتال زندگی      


اگر به هر دقیقه از روز خود اهمیت می دهید ........

و برنامه ریزی دقیقی دارید، یا نه، خیلی هم زمان برایتان مهم نیست و برنامه های خود را به صورت روزانه می چینید، در هر دو صورت، تقویم گوگل مناسب شما خواهد بود.


این تقویم فوق العاده که از همه جا قابل دسترسی است، می تواند اولویت بندی دلخواه هر فرد را در اختیارش قرار دهد. این تقویم هوشمند همچنین به طور دائم به روز می شود و گوگل قول داده است ۹۹ درصد مواقع قابل دسترس باشد.

تقویم گوگل برای افراد تازه کار نیز می تواند بسیار مناسب باشد و فقط مخصوص قرارهای کاری نیست. گفتنی است بخش Labs در تقویم گوگل، مرتب به روز می شود و بهتر  است برای استفاده از آخرین قابلیت های گوگل همواره به این بخش سر بزنید.


● کار سریع تر و تمرکز


۱ ـ استفاده از میانبرهای کیبورد


به دنبال ماوس یا تاچ پد خود نروید. گوگل فهرست بلندی از میانبرهای کیبورد دارد که می تواند به میزان زیادی در استفاده از تقویم گوگل موثر بوده و در وقت نیز صرفه جویی کند. مثلا برای ایجاد یک رویداد، کافی است کلید C را  فشار دهید.


۲ـ یافتن سریع تاریخ


اگر می خواهید تاریخ خاصی را چک کنید، بهتر است افزونه Jump to Date را دریافت کنید و گزینه Save را بزنید. این ابزار در سمت راست تقویم نشان  داده  می شود و می توان بسرعت تاریخ روز را مشاهده کرد.


۳ ـ مرور بهتر تقویم


در ظاهر پیشفرض تقویم گوگل، می توانیم بیشتر از یک هفته یا یک ماه را در تقویم خود ببینیم. کافی است به تقویم مینی موجود در سمت چپ تقویم اصلی برویم و میزان زمانی را که می خواهیم، مشاهده و انتخاب کنیم. تقویم اصلی به همان بازه زمانی تبدیل می شود. همچنین می شود این حالت نمایش را به عنوان حالت پیشفرض انتخاب کرد تا هر دفعه بعد از مراجعه به تقویم، این عمل را تکرار نکنید.


۴ـ برنامه روز چیست؟


اگر به این تقویم بسیار وابسته هستید و به گونه ای کاربر حرفه ای آن به شمار می روید و آن را با تعداد زیادی از همکاران و دوستان به اشتراک گذاشته اید، قطعا روزهای شلوغ تری در آن خواهید داشت. با کلیک روی گزینه Agenda در بالای تقویم می توان برنامه روز را با  طرح بندی مناسبی دید و به ترتیب به آنها پرداخت.


۵ ـ کمرنگ کردن کم اهمیت ترها


لحظه را دریابید. چه اهمیتی دارد که هفته گذشته چه اتفاقی افتاده است. برای همین بهتر است مواردی را که گذشته اند یا تکراری اند و به صورت روتین تکرار می شوند، در مقایسه با مواردی که مهم ترند کمرنگ تر کنیم تا توجهمان به اولویت ها نیز باشد. با افزودن گزینه Event Dimming در بخش Setting می توان این کار را در تقویم گوگل انجام  داد.


۶ ـ آخر هفته های بی فایده


تقویم گوگل معمولا برای کار استفاده می شود و می توان روزهای آخر هفته را در بخش General Setting و بعد انتخاب گزینه Hide weekends حذف کرد تا فضای بیشتری برای برنامه ریزی  کاری وجود داشته باشد.


۷ ـ حساب کار را جدا نگه دارید


اگر با حساب کاری جیمیل خود مشغول کار با تقویم هستید و می خواهید موردی را به تقویم اضافه کنید، اما نمی خواهید با تنظیمات Public و Privateآن درگیر شوید، کافی است در بالای صفحه گزینه Add Account را انتخاب و بعد حساب شخصی جیمیلتان را وارد  کنید تا دو تقویم مجزا، یکی برای کار و دیگری برای امور شخصی داشته باشید.



۸ ـ برنامه ریزی یک خطی


تقویم گوگل به آسانی حرف شما را می فهمد و می توان با وارد کردن یک خط دستور، یک رویداد را ایجاد کرد. همانند یک گزارش که پنج پرسش کلیدی چه کسی، چه موضوعی، کجا و چه وقت را طرح می کند، می توان رویدادهای مختلف را وارد کرد.


۹ـ تشخیص اوقات بیکاری دیگران


می توانید تقویم دیگران را در سمت چپ تقویم خودتان مشاهده کنید. مثلااگر بخواهید با همکارانتان کار کنید، می توانید تقویم آنها را در تقویم خود اضافه کنید. برای این کار کافی است آدرس جیمیلشان را جستجو کنید تا گوگل به صورت خودکار آنها را بیابد. دسترسی به تقویم کاری دیگران می تواند در تعیین قرار ملاقات با آنها مفید باشد.


۱۰ـ برنامه ریزی دوباره


از طریق Labs، گزینه Smart rescheduler را فعال کنید. این ابزار فوق العاده برای  زمانی که می خواهید یکی از قرار ملاقات هایتان را به زمان دیگری موکول کنید، فوق العاده عمل می کند. به عنوان مثال فرض کنید یک تیم پنج نفره قرار است دور هم جمع شوند اما برنامه به هر دلیلی به هم می خورد. این ابزار خودش در میان هر پنج تقویم می گردد و یک زمان خالی مشترک در نزدیک ترین حالت ممکن پیدا می کند.


۱۱ ـ پنهان کردن قرارهایی که نمی روید


این جمله را با قرارهایی که فراموش می شود، اشتباه نگیرید. روی آیکون چرخ دنده کلیک کنید و در بخش Calendar Setting به تب General بروید. گزینهShow events you have declined را روی No بگذارید.


۱۲ـ پاسخگویی خودکار از سمت گوگل


اگر می خواهید در وقت خود با ارسال پاسخ نه صرفه جویی کنید این کار را هم به گوگل بسپارید، می توانید با مراجعه به بخش Labs گزینه Automatically Decline events را فعال کنید. دفعه بعد اگر کسی برایتان  دعوتی در زمان  نامناسب فرستاد، فورا پاسخ منفی را دریافت می کند.


۱۳ ـ قرار بعدی را از دست ندهید


با فعالسازی Next meeting در Labs می توان به باکس جدیدی در سمت راست صفحه دست یافت که به صورت  شمارش معکوس تاریخ قرار بعدی را به اطلاع کاربر می رساند.


۱۴ـ آزاد یا مشغول


همکاران را به فهرست آزاد یا مشغول خود اضافه کنید. این نکته برای کسانی خوب است که حتما تقویم خود را با یکدیگر به اشتراک گذاشته اند. اگر چنانچه افزونه Free or Busy را از بخش Labs فعال کرده باشید، باکس جدیدی در سمت راست  صفحه ایجاد می شود که با ایجاد آدرس ایمیل همکار، می توان پیام آزاد یا مشغول او را در همین لحظه دید و در صورتی که آزاد است، به تبادل پیغام پرداخت.


۱۵ـ تقویم شمسی


بزرگ ترین دغدغه استفاده از این سرویس بین المللی، تقویم شمسی است که به صورت پیشفرض در آن تعبیه نشده است. البته می توان تقویم شمسی را بسادگی به آن وارد کرد. کافی است در بخش Settings، به دنبال تقویم جدیدی با نام تعطیلات ایران (Iranian Holidays) بگردید. متاسفانه پشتیبانی کامل از فارسی هنوز انجام نشده و لیبل رویدادها انگلیسی است.

زندگی دیجیتال